Logo Digital Communication Training
Telefoonnummer Digital Communication Training

De e-mailsurvey: de eerste stap voor een gezond en effectief e-mailbeleid


Een aantal jaar geleden besloot het Franse wereldbedrijf Atos Origin komaf te maken met e-mail. Binnen 24 maanden moest e-mail compleet verdwijnen. Voor externe communicatie mocht het nog gebruikt worden, maar voor intern overleg en uitwisseling van informatie werd e-mail verbannen. Zo klonk alvast het plan.


Waarom zo’n drastische maatregel? Alles was begonnen met een survey bij 300 Atos-medewerkers. Uit dit onderzoek bleek dat die medewerkers waanzinnig veel tijd besteedden aan hun inbox. Gemiddeld verstuurden ze bijna 60 mails per dag. 80% van de medewerkers kreeg de inkomende e-mails nauwelijks onder controle. En meer dan de helft van de medewerkers kloeg over de grote massa elektronische berichten zonder enige toegevoegde waarde.


PLAN LIJKT MISLUKT


Over de hele wereld keken communicatie- en e-mailspecialisten met argusogen naar dit experiment. Zou het überhaupt mogelijk zijn om e-mail af te schaffen? Lukt het een bedrijf van 70 000 mensen om hét communicatiemiddel bij uitstek van de werkvloer te bannen? Was dit ambitieuze opzet eigenlijk wel serieus te nemen, of betrof het slechts een pr-stunt om te bewijzen dat Atos aan het welzijn van haar medewerkers dacht?


We zijn intussen zes jaar verder en weten hoe het e-mailloze avontuur is afgelopen. De critici die voorspelden dat Atos in zijn opzet ging mislukken, kregen gelijk. Vandaag wordt e-mail er immers nog steeds gebruikt. Ook voor interne communicatie.


Toch is er ook verrassend nieuws. Het verhaal is niet zwart-wit. Gartner, een Amerikaans consultancybedrijf, kreeg de kans om het experiment onder de loep te nemen. En hun vaststellingen waren positiever:


  • Atos reduceerde binnen de vooropgezette 24 maanden de interne mails met 60%. Als je bedenkt dat in de meeste andere bedrijven het aantal elektronische berichten in dezelfde periode steeg met 20%, is dat resultaat ronduit spectaculair.

  • De overhead-uitgaven daalden in diezelfde periode met 23%. Die fenomenale kostenbesparing krikte de winst per aandeel op met maar liefst 50%.


Sceptici die schreeuwen dat je het rechtstreekse verband tussen de e-mailreductie en de stijging van de productiviteit niet zwart op wit kunt bewijzen, hebben natuurlijk gelijk. Maar wat cultuur betreft is zo’n bewijs nooit mogelijk: causale verbanden tussen attitudeverandering en bedrijfsresultaat zijn moeilijk aantoonbaar. Maar feiten zijn feiten. In de periode dat Atos Origin obsessioneel focuste op het e-mailgebruik van de collega’s, presteerde het bedrijf manifest beter dan de markt.


MAAK JE DOELEN SMART


Welke voorwaarden moeten vervuld zijn om het e-mailmonster binnen jouw organisatie succesvol te bestrijden? Met welke krachten dien je rekening te houden wanneer je het aantal mails omlaag wilt en je mensen opnieuw controle wilt geven over de eigen werkdag? Kunnen we lessen trekken uit het Atos-verhaal wanneer we ook binnen onze organisaties aan een gezondere e-mailcultuur willen werken?


Werk aan een "sense of urgency". Maak je personeel duidelijk dat het geen vrijblijvend streefdoel is, maar dat het verminderen van het aantal mails gedurende langere tijd prioriteit nummer één is. Maak daarbij je doelen SMART, zodat de nieuwe afspraken geen vrijblijvende denkoefeningen blijven:


Specifiek: wat willen we precies bereiken? Gaan we net zoals ATOS naar zo min mogelijk mails, of streven we een concreet getal na (vb. – 20%)


Meetbaar: met welke paramaters brengen we het e-mailgebruik in kaart? Kijken we uitsluitend naar het aantal in- en uitgaande mails of meten we via survey ’s ook de subjectieve ervaring van de medewerkers?


Acceptabel: sluit deze ambitie aan bij wat de mensen op de vloer echt willen? Zijn zij bereid mee te gaan in dit verhaal? Waar zitten de weerstanden en wat moet er gebeuren om die snel weg te werken?


Realistisch: leggen we de lat niet té hoog? Werken we beter in kleine haalbare stapjes om de kans op succes te vergroten, of gaan we meteen voor een ambitieus einddoel? (Noot; één van de kritieken op SMART is dat doelen niet realistisch moeten zijn om succesvol te zijn. Wie droomt van een onmogelijk ideaal, bereikt vaak meer dan hij die al vooraf beperkingen inbouwt …)


Tijdsgebonden: wat is het tijdskader waarbinnen we de resultaten willen halen? Zijn er tussentijdse doelen? Hoe en wanneer kijken we of de resultaten blijvend zijn?


Het verminderen van de e-mailstroom vraagt dus meer dan wat vrijblijvende tips en adviezen. De betrokkenheid en zelfs het actieve engagement van de directie en het management zijn voorwaarde nummer één voor succes. Niet alleen omdat zij als voorbeeld kunnen dienen, maar vooral omdat de actieve participatie van medewerkers slechts mogelijk is wanneer zij zich gesteund voelen door de hiërarchie. Zo zijn bijvoorbeeld veel mails het resultaat van onzekerheid of de behoefte om visibiliteit te creëren in grotere, anonieme structureren.


DOE ALS ATOS: BEGIN MET EEN SURVEY


Mocht het reduceren van de elektronische communicatiestromen één van de speerpunten zijn van jouw organisatie, dan begin je best zoals Atos Origin met het opmeten van de gezondheidstoestand van de patiënt. Uit een simpele bevraging bij je medewerkers leer je vaak meer dan uit duizend PowerPoints.


Wil je zo’n enquête opzetten, overweeg dan zeker de Master Your Email-survey. De voordelen van deze survey zijn dubbel. Ten eerste verzamel je tegen een erg lage kost snel resultaten die je vervolgens kan gebruiken om het management of de directie te overtuigen van de noodzaak tot actie. Ten tweede laat de survey toe om de situatie in jouw organisatie te benchmarken: op welke vlakken scoort je bedrijf minder, even goed of beter dan de concurrentie?


Op zoek naar een project dat je organisatie volgend jaar écht effectiever maakt? Ga voor een gezonder e-mailbeleid. Atos bewijst dat je niet bij te pakken hoeft te blijven zitten. De fatalistische houding dat elektronische communicatie een gegeven is waarop wij géén impact hebben, leidt nergens toe. Wie vandaag de eerste stappen zet, kan snel spectaculaire resultaten boeken.


Terug naar het blogoverzicht

Subliem communiceren in digitale tijden is een echte aanrader! Op 1/2 dag tijd wordt het duidelijk hoe je met kleine aanpassingen veel tijd kan winnen. Ik heb de tips ineens in praktijk omgezet. De dynamische Gunnar weet alles aan de man te brengen en geeft jou niet het gevoel in een echte training te zitten. Bedankt! 

Karen Bogaert

© Digital Communication Training

Horenberg 81

3090 Overijse

Belgium

 

+32 2 688 28 01

hello@communicationtraining.be

 

BE0633581927

KMO portefeuille