Logo Digital Communication Training
Telefoonnummer Digital Communication Training

Hoe je met je Yesterbox opnieuw controle krijgt over je mails


Iedereen kent het probleem: je hebt je inbox met heel veel moeite tot aanvaardbare proporties teruggebracht, maar een uurtje later zit hij weer vol nieuwe mails en taken. Zo heb je nooit echt gedaan en hol je de hele dag achter de feiten aan. Deze manier van reactief werken lijkt haar limieten te hebben bereikt.


Tenzij je kiest voor de originele en gedurfde oplossing van Tony Hsieh, CEO van online modewinkel Zappos. Hij stopte een tijdje geleden met het lezen van elke nieuwe e-mail en stapte over op het systeem van de Yesterbox…


Het principe is eenvoudig. Tony leest nooit mails die dezelfde dag zijn verstuurd en ontvangen, maar concentreert zich exclusief op zijn inbox van… de vorige dag. Zijn enige opdracht bestaat dus in het lezen, afhandelen en leegmaken van zijn Yesterbox, de inbox met de mails van gisteren.


Dit systeem heeft heel wat voordelen. Zo ligt het lijstje met taken ’s morgens al vast en komen er in de loop van de dag niet voortdurend nieuwe todo’s bij. Komt daarbij dat Hsieh vaak nog voor het middaguur klaar is met e-mailen en hij zich de rest van de dag op zijn andere belangrijke werk kan concentreren.


Bovendien zal je met je Yesterbox ontdekken dat de urgentie van binnenkomende mails vermindert. Afzenders weten immers dat ze je niet per mail moeten storen met ultradringende berichten: je reactie komt dan toch te laat. Dit creëert opnieuw een e-mailcultuur waarin mensen proberen om zelf hun kortetermijnproblemen op te lossen in plaats van ze per mail op iemand anders bord te duwen.


En wat als het écht dringend is? Dan blijft Hsieh bereikbaar. Zoals elke normale sterveling heeft hij een telefoon én is hij bereikbaar via Skype. De spelregels zijn echter duidelijk: die communicatiemiddelen mogen alleen worden ingeschakeld als een reactie binnen 24 uur absoluut noodzakelijk is. Wie deze synchrone communicatiemiddelen misbruikt om voorrang te krijgen, is er dus aan voor de moeite.


Akkoord, in sommige jobs is een Yesterbox een volstrekte illusie. Wie werkt op een helpdesk, in een logistieke dienst of wie inboxen van anderen beheert, kan dit systeem onmogelijk toepassen. Maar voor veel anderen lijkt het wél een uitweg uit de permanente achtervolgingskoers. Onze suggestie: probeer het drie dagen en kijk wat er gebeurt.



Terug naar het blogoverzicht

Subliem communiceren in digitale tijden is een echte aanrader! Op 1/2 dag tijd wordt het duidelijk hoe je met kleine aanpassingen veel tijd kan winnen. Ik heb de tips ineens in praktijk omgezet. De dynamische Gunnar weet alles aan de man te brengen en geeft jou niet het gevoel in een echte training te zitten. Bedankt! 

Karen Bogaert

© Digital Communication Training

Horenberg 81

3090 Overijse

Belgium

 

+32 2 688 28 01

hello@communicationtraining.be

 

BE0633581927

KMO portefeuille