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Comment reprendre le contrôle de vos mails avec Yesterbox


Tout le monde connaît le problème : vous êtes parvenu à ramener votre BAL à des proportions acceptables, mais à peine une heure plus tard, elle déborde à nouveau de mails et de tâches. Non seulement vous vous retrouvez dans un cercle vicieux, mais en plus vous courez constamment après les faits. Cette manière réactive de travailler semble avoir atteint ses limites.


À moins de choisir la solution originale et osée de Tony Hsieh, PDG de la boutique de modes en ligne Zappos. Il y a quelque temps, il a cessé de lire chaque nouvel e-mail entrant et est passé au système de Yesterbox.


Le principe est très simple. Tony ne lit jamais les mails envoyés et reçus le jour même, mais se concentre uniquement sur sa BAL... de la veille. Sa seule mission est donc de lire, de traiter et de vider sa Yesterbox, la BAL des mails d’hier.


Ce système connaît de nombreux avantages. Ainsi, la liste des tâches de la journée est déjà fixée le matin et rien ne viendra s’ajouter en cours de route. Il arrive même à Hsieh d’en avoir fini avec ses mails à midi et de pouvoir se concentrer le reste de la journée sur d’autres tâches importantes pour son travail.


En outre, vous découvrirez avec Yesterbox que l’urgence des mails entrants s’atténuera. Les expéditeurs comprendront en effet qu'ils ne doivent pas vous envoyer de mails avec des messages urgents : vous réagiriez de toute façon trop tard. Cela crée donc une culture du mail où les gens essaieront de régler les problèmes urgents eux-mêmes au lieu d’essayer de les refourguer à quelqu’un d’autre par mail.


Et si c’est vraiment urgent ? Alors, Hsieh reste joignable. Comme tout autre simple mortel, il dispose d’un téléphone et il est joignable par Skype. Les règles du jeu sont vraiment claires : on ne peut faire appel à ces moyens de communication que si une réaction est absolument nécessaire dans les 24 h. Ceux qui abusent de ces moyens de communication synchrones en auront pour leur peine.


Nous sommes bien d'accord : la Yesterbox n’est qu’illusion pour certains jobs. Par exemple pour ceux qui travaillent au service clientèle, au service de logistique ou qui gèrent les BAL pour quelqu’un d’autre, ce système serait impossible à appliquer. Mais pour beaucoup d’autres, il s’agit bel et bien d’une solution au cercle vicieux. Notre conseil : essayez-le pendant trois jours et voyez ce qu’il se passe.

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Subliem communiceren in digitale tijden is een echte aanrader! Op 1/2 dag tijd wordt het duidelijk hoe je met kleine aanpassingen veel tijd kan winnen. Ik heb de tips ineens in praktijk omgezet. De dynamische Gunnar weet alles aan de man te brengen en geeft jou niet het gevoel in een echte training te zitten. Bedankt! 

Karen Bogaert

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